Powermail (Formulare)

Screenshot eines Beispielformualrs
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Beispielformular - Screenshot des Formulars für eine Supportanfrage beim ZIM

In TYPO3 können Sie mit Powermail Formulare erstellen und diese dann auf einer Seite einbinden und anzeigen lassen. Es erfolgt eine E-Mail-Bestätigung mit dynamischen Inhalten an einen oder mehrere Empfänger. Die eingegangenen Daten werden gespeichert und stehen Ihnen zum Export zur Verfügung.

Wofür eignet sich das Element? 
Das Powermail-Element können Sie auch für eine Anmeldung zum Newsletter oder zu einer Veranstaltung nutzen.

Beachten Sie, dass zu dem Powermail-Formular ein Hinweis zur Datenschutzerklärung erstellt werden muss. Eine entsprechende Vorlage (PDF 150KB) wird Ihnen von dem Datenschutzbeauftragten der Universität Potsdam – Herrn Dr. Marek Kneis (datenschutzuni-potsdamde) - zur Verfügung gestellt. Bitte ergänzen Sie die Angaben für Ihre einzelnen Anwendungsfälle.

1. Inhaltselement-/Plugin-Ebene

Eingabe der Überschrift im Tab Allgemein
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Tab [Allgemein]

Überschrift: Im Feld „Überschrift“ können Sie Ihrem Powermail-Formular eine Überschrift geben. (optional)

Eingabe der Überschrift im Tab Allgemein
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Aus einem bestehenden Formular auswählen oder ein neues Formular anlegen
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Tab [Plug-In ] > [Einstellungen]

Powermail Formular wählen: Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü entweder ein bestehendes Formular aus [1] oder legen Sie ein neues Formular über das „Plus“-Symbol an [2].

Bestätigungsseite aktivieren: Vor dem Senden der Daten können diese kontrolliert und ggf. korrigiert werden (optional).

Aus einem bestehenden Formular auswählen oder ein neues Formular anlegen
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  • Nach der Auswahl eines bestehenden Formulars muss die Seite gespeichert werden, um Änderungen an dem gewählten Formular zu ermöglichen.
  • Es muss beim Anlegen eines neuen Inhaltselementes vom Typ „Powermail“ sowohl das Plugin als auch das Formular initial einmal gespeichert werden, damit alle Zuordnungen gesetzt und alle gemachten Änderungen auf Anhieb korrekt dargestellt werden.
  • Wenn Sie ein bestehendes Formular auswählen werden die Änderungen global gespeichert (Ausnahmen sind [Empfänger], [Absender], [Antwortseite]). Beachten Sie also bitte: Sollten Sie ein bestehendes Powermail-Formular auf eine andere Seite kopieren und in der Kopie Änderungen vornehmen, werden diese Änderungen ebenfalls in dem Formular der Ursprungsseite aktiv.
Einstellmöglichkeiten für den Tab Plug-In Empfänger
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Tab [Plug-In] > [Empfänger]

Hier definieren Sie, wer die aus dem Formular heraus verschickte E-Mail erhalten soll. Das ist üblicherweise die Redakteurin bzw. der Redakteur des Webprojekts.

Name des Empfängers (obligatorisch): Geben Sie den Namen an.

E-Mail-Adresse des Empfängers (obligatorisch): Geben Sie die E-Mail-Adresse an.

Betreff der Mail an Empfänger (Leerer Betreff deaktiviert den Mailversand): Geben Sie die Betreffzeile der E-mail an, z. B. „Neue Anmeldung zum Fussball“. Bleibt das Feld leer, ist der Mailversand deaktiviert.

Inhalt der Mail an Empfänger: Hier können Sie einen beliebigen Text oder auch Variablen aus dem Formular verwenden. E-Mail-Adressen können dargestellt werden, verzichten Sie jedoch bitte auf deren Verlinkung.
Hinweis: Die Variable {powermail_all}, welche den gesamten Formularinhalt übermittelt, ist im Template verankert und wird somit automatisch eingebunden. Sie müssen diese nicht mit dazuschreiben.

Einstellmöglichkeiten für den Tab Plug-In Empfänger
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Einstellmöglichkeiten innerhalb des Tabs Plug-In Absender
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Tab [Plug-In] > [Absender]

Nach dem Abschicken eines Formulars können Sie an den Besucher eine Bestätigungsmail verschicken lassen. Hier kann man ein kurzes Feedback an den Besucher geben, dass die Mail verschickt wurde und man sich in Kürze bei ihm melden wird, oder ähnliches.

Name des Absender (Mail an Sender) : Tragen Sie hier z. B. „Universität Potsdam“ oder den entsprechenden Bereichstitel ein.

E-Mail Adresse des Absenders (Bestätigungs E-Mail an Besucher): Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein, auf welche der Nutzer antworten kann.

Betreff der Mail an Absender (Leerer Betreff deaktiviert den Mailversand) : Geben Sie die Betreffzeile ein, z.B. „Vielen Dank für Ihre Anmeldung“. Bleibt das Feld leer, ist der Mailversand deaktiviert

Inhalt der Mail an Absender: Hier können Sie einen beliebigen Text oder auch Variablen aus dem Formular verwenden. Nutzen Sie beispielsweise die Variable {powermail_all}, um dem Besucher seine eingegebenen Formulardaten zu übermitteln.
Empfohlen wird, den Text mehrsprachig einzugeben, falls erforderlich.

Einstellmöglichkeiten innerhalb des Tabs Plug-In Absender
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Einstellmöglichkeiten innerhalb des Tabs Plug-In Antwortseite
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Tab [Plug-In] > [Antwortseite]

Text auf Antwortseite: Hier können Sie einen beliebigen Text erstellen, dem der Besucher nach erfolgreichem Senden der Formulardaten im Frontend angezeigt wird. Die Verwednung von Variablen ist ebenfalls möglich.

Weiterleitung nach Ausfüllen auf beliebige Seite: Alternativ zum Link im Antwort-Text kann automatisch auf eine gewählte Seite weitergeleitet werden.

Einstellmöglichkeiten innerhalb des Tabs Plug-In Antwortseite
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Zum Schutz vor Angriffen verwenden wir innerhalb von Powermail verschiedene Mechanismen.

Einer davon ist die Überprüfung einer gültigen Session, ohne die das Formular nicht abgesendet werden kann und als Spam eingestuft wird. Dieser Mechanismus greift jedoch auch, wenn der Nutzer in seinem Browser Cookies deaktiviert hat. In diesem Fall werden die Formulardaten nicht abgesendet.

Als weitere Maßnahme wird überprüft, wie viele Links in einem Formular eingetragen werden. Ein Formular mit mehr als zwei eingetragenen Verlinkungen (durch den Benutzer) ist nicht zulässig und wird als Spam gewertet. Ein Absenden des Formulars ist nicht möglich.

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2. Formular-Ebene

Einstellungsmöglichkeiten im Tab Allgemein
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Tab [Allgemein]

Bezeichnung: Geben Sie hier die möglichst eindeutigt Bezeichnung des Formulars ein (Pflichtfeld, nur für die interne Zuordnung).

Seiten - Seiten neu erstellen: Legt ein neues „Fieldset“ an. So kann ein Formular in mehrere Bereiche mit eigenen Zwischenüberschriften unterteilt werden.

Einstellungsmöglichkeiten im Tab Allgemein
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Einstellungsmöglichkeiten für Seiten
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Seiten > Tab [Allgemein]

Bezeichnung: Geben Sie hier die Überschrift des entsprechenden Fieldsets an.

Felder neu erstellen: Erstellen Sie hier Eingabe- bzw. Ausgabefelder innerhalb einer Seite.

Einstellungsmöglichkeiten für Seiten
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Einstellungsmöglichkeiten für die Felder, Tab Allgemein
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Felder > Tab [Allgemein]

Definieren Sie hier Ihre Ein- bzw. Ausgabefelder.

Möglichte Typen sind:

  • Textfeld (Input),
  • Textfeld Mehrzeilig (Textarea)
  • Auswahlfeld (Select)
  • Mehrfachauswahl (Check)
  • Einfachauswahl (Radio)
  • Abschicken Feld (Submit) INKLUSIVE Captcha-Feld
  • Zeige Text
  • Passwort Feld
  • Datei Upload
  • Verstecktes Feld

Dieses Feld beinhaltet die E-Mail des Absender: Aktivieren Sie diese Option, wenn es sich um das Eingabefeld für die E-Mail-Adresse handelt.

Dieses Feld beinhaltet den Namen des Absenders: Aktivieren Sie diese Option, wenn es sich um das Eingabefeld für den Namen handelt.

Einstellungsmöglichkeiten für die Felder, Tab Allgemein
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Aus Sicherheitsgründen ist es ab sofort innerhalb des CMS TYPO3 der UP Pflicht, in powermail-Formularen ein Captcha einzubinden.  

Captcha ist ein Test, mit dem festgestellt werden kann, ob ein Mensch oder ein Computer ein Programm bedient.
Das Captcha wird direkt auf unserem Server erzeugt. Es erfolgt keine externe Verbindung zu Google o.ä.

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Wir schlagen Ihnen für die Beschriftung des Captcha-Feldes folgende Standardtexte vor:

  • Bezeichnung für Sicherheitsabfrage: „Ich bin kein Roboter“
  • Beschreibung: „Bitte tragen Sie das Ergebnis der Rechenaufgabe in das Eingabefeld ein.“

Bzw. in englischer Sprache:

  • Bezeichnung für Sicherheitsabfrage: "I am not a robot"
  • Beschreibung: "Please enter the result of the arithmetic problem in the input field."
Einstellungsmöglichkeiten der Felder, Tab Erweitert
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Felder > Tab [Erweiert]

Feldüberprüfung - Pflichtfeld: Deklarieren Sie hier ein Eingabefeld als Pflichtfeld.

Feldüberprüfung - Feldüberprüfung: Definieren Sie hier, ob ein Feld auf einen bestimmten Wert überprüft werden soll. Mögliche Werte: E-Mail, Internetadresse, Nur Zahlen, Nur Buchstaben, Zahl mit Minimum, Zahl mit Maximum, Zahl mit Minimum und Maximum, Regulärer Ausdruck. Aktivieren Sie unbedingt "E-Mail", wenn es sich um ein Feld für eine E-Mail-Adresse handelt!

Feld vorbefüllen - Mit Wert: Sie können hier ein Feld mit einem statischen Wert vorbelegen.

Feld vorbefüllen - Platzhalter: Dient als Beispieltext und wird hellgrau im Eingabefeld angezeigt, z. B. „Max Mustermann“-

Feld vorbefüllen - Beschreibung: Wird als Hilfstext unterhalb des jeweiligen Feldes angezeigt.

Variablen: Variable des Feldes, die z.B. im E-Mail-Text verwendet werden kann, z. B. der Name des Nutzers bei der Anrede.

Einstellungsmöglichkeiten der Felder, Tab Erweitert
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3. Übersetzung von Formularen anlegen

Die Übersetzung von Powermail-Formularen weicht leicht von dem im Leitfaden beschriebenen vorgehen für andere Inhaltselemente ab. Gehen Sie beim Übersetzen von Powermail-Formularen bitte wie folgt vor:

  1. Wählen Sie auf der linken Seite das Modul „Liste“.
  2. Klicken Sie im Seitenstrukturbaum auf die Seite, die das Powermail-Formular in der Standardsprache enthält.
Checkbox erweiterte Ansicht
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3. Stellen Sie sicher, dass die „Erweiterte Ansicht“ aktiviert ist (im Inhaltsbereich ganz unten zu finden).

Checkbox erweiterte Ansicht
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4. Sofern noch nicht geschehen, legen Sie eine Übersetzung der Seite an („Neue Übersetzung der Seite erstelllen“).

Button Lokalisieren
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5. Unter dem Punkt „Formulare“ sehen Sie Ihr vorhandenes Powermail-Formular. Im Linken Bereich unter „Lokalisieren“ werden Ihnen die alternativen Sprachen aufgelistet.  Wählen Sie die gewünschte Sprache mit einem Klick auf die entsprechende Flagge.

Button Lokalisieren
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6.  Es öffnet sich die Bearbeitungsansicht des zu übersetzenden Formulars. Nehmen Sie hier die gewünschten Anpassungen vor. Speichern und schließen Sie das Formular anschließend.

Plug-In lokalisieren
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7. Unter dem Punkt „Seiteninhalt“ befindet sich das Powermail-Plug-In in der Standardsprache. Übersetzen Sie auch dieses durch einen Klick auf die entsprechende Flagge.

Plug-In lokalisieren
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Übersetztes Formular aus der Liste auswählen
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8. Es öffnet sich die Bearbeitungsansicht des Plugins. Wählen Sie im Tab [Plug-In] > [Einstellungen] Ihr unter Punkt 6 benanntes (übersetztes) Plug-Ins aus der Liste aus. Im Tab [Zugriff] können Sie unter „Sichtbarkeit“ das übersetzte Element nun aktivieren.

Übersetztes Formular aus der Liste auswählen
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4. Modul Powermail

Ansicht des Moduls Powermail
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Über das Modul „Powermail“ finden Sie eine Übersicht der eingegangenen E-Mails. Dort können auch komplette E-Mails, oder nur einzelne Felder davon, im CSV- oder Excel-Format exportieren werden.

Klicken Sie hierzu in linken Modulleiste auf den Menüpunkt „Powermail“ und wählen Sie im Seitenstrukturbaum die Seite aus, die das Powermailformular enthält.

 

Ansicht des Moduls Powermail
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Mitarbeiterin des CMS-Teams nimmt Anruf entgegen

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